31.10.2020 г.

31.10.2020 г.
Бухгалтерский учет
Хозяйствующие субъекты
Учет запасов и затрат
Учет готовой продукции
Учет денежных средств
Учет задолженности
Товарные операции
Учет по оплате труда
Учет прочих обязательств
Учет собственного капитала
Учет финансовых результатов
Финансовая отчетность
Теория бухгалтерского учета
Виды бухгалтерского учета
Денежные средства
Предмет бух. учета
Хозяйственный учет
Хозяйственные операции
Бухгалтерский баланс
Классификация счетов
Запись хоз. операции
Счета бухгалтерского учета
Журнально-ордерная форма
Учетные регистры
Регистры и формы
Инвентаризация
Документооборот
Учетная политика
https://blogic.ru/products/docflow-solutions/

Документация и организация документооборота

Для бухгалтерского учета обязательным является обоснование его записей документами.

Документ – это письменное юридическое доказательство, дающее право на совершение хозяйственной операции или подтверждающее факт ее исполнения.

Особо велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а также для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в народных судах и арбитражах. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью частной и коллективной собственности, не говоря о государственной. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, производимой на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотреблений.

В бухгалтерском учете применяются множество разнообразных документов. Их можно классифицировать по следующим признакам:

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, комбинированные и бухгалтерского учета  (бухгалтерского оформления).

Распорядительные документы содержат указания или право на совершение хозяйственных операций. Это могут быть приказы, требования на отпуск сырья и материалов, чеки на получение наличных денег с расчетного счета в банке, доверенности и др. эти документы, в основном имеют значение для предварительного контроля за правильностью совершения хозяйственных операций и установления лиц, ответственных за выдачу и выполнение данного распоряжения.

Исполнительные документы отражают факт совершения хозяйственных операций и поэтому являются основанием для отражения ее в бухгалтерском учете. К ним относятся платежные требования, накладные, акты и др.

Документы бухгалтерского учета (бухгалтерского оформления) создаются учетными работниками, в целях подготовки операции, предусмотренные в распорядительных и исполнительных документах и дальнейшего отражения в бухгалтерском учете. К ним относятся различные расчеты, ведомости, а также бухгалтерские проводки, содержащие указание, на каких счетах, и в какой сумме записать совершенную хозяйственную операцию.  Многие документы содержат признаки указанных выше двух и даже трех типов документов, поэтому они называются комбинированными. Например, расходный кассовый ордер содержит указание кассиру выдать наличные деньги, подтверждает факт их получения и после проставления шифров синтетических и аналитических счетов приобретает признаки документов бухгалтерского оформления. Документы распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления дополняют друг друга, и в совокупности является оправдательными документами бухгалтерского учета.По способу составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций. Это товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты и др. Сводные документы представляют обобщение первичных документов. К ним относятся товарные отчеты, отчеты кассира, авансовые отчеты и др. Наличие таких документов позволяют уменьшить количество записей в бухгалтерском учете, поскольку они в таких случаях производятся по итогам сводных документов.По способу отражения операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы служат для отражения, как правило, одной операции: приходные и расходные ордеры, денежные чеки, товарно-транспортные накладные и др. Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, совершенные в течении определенного периода времени, например, дневной заборный лист, в котором отражают отпуск сырья и материалов за день из склада на производство. По месту составления различают документы внутренние и внешние. Внутренними являются документы, составляемые и используемые только на данном предприятии. Внешние документы поступают от других предприятий, организаций и учреждений. К ним относятся товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета и др.По методу составления документы могут быть составлены вручную и с помощью компьютера. При отсутствии компьютера или редко встречающихся документов, составляются вручную. Однако, при нынешних условиях оснащенности предприятия большинство документов составляются на компьютере. Одним из направлений рационализации учета является разработка комбинированных, сводных и накопительных  документов. К средствам дальнейшего совершенствования документов относится их унификация и стандартизация.

Под унификацией документов понимается то, что все предприятия однородные операции составляют по одной и той же типовой форме. Например, с 1 января 1998 года в Республике Узбекистан покупка и реализация товарно-материальных запасов оформляются по единой форме счета-фактуры. Аналогично этому все кассовые и банковские денежные операции оформляются типовыми унифицированными документами.

Стандартизация же документов представляет собой применение единого размера и формы для однородных документов. Приведенный выше документ «счет-фактура» и ряд других может быть примером стандартизированного документа.

Все документы, предусмотренные для оформления факта хозяйственной операции, должны отвечать следующим требованиям:

Документы должны содержать обязательные реквизиты, основными их которых является:

  • наименование документа;
  • порядковый номер документа;
  • дата составления документа; 
  • наименование участников сторон, адреса, телефоны, банковские реквизиты, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  • содержание хозяйственной операции;
  • Ф.И.О руководителя и главного бухгалтера;
  • основание для совершения операции (например, номер и дата доверенности);
  1. Документ должен быть подписан (руководителем, главным бухгалтером и лицами ответственными за совершение операций и оформления документа).
  2. Документ должен быть заверен печатью предприятия.
  3. Документ не должен быть составлен карандашом.
  4. Все экземпляры должны быть одинаковыми.

Документы, составленные с нарушением установленных правил считаются недействительными.

Современная компьютерная технология позволяет составлять документы с высоким качеством, со всеми реквизитами и повышает оперативность их обработки и хранения.

Сроки обработки документации и качество учета зависят от документооборота. Документооборотом называется движение документов от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей наименьшее число промежуточных инстанций и минимальное количество времени нахождения на каждой из них.

В условиях компьютерной технологии организация документооборота приобретает исключительно важное значение, ибо новая технология позволяет значительно ускорить документооборот в любой момент и на любом рабочем месте, оснащенное компьютерной техникой можно разыскать нужный документ.

В целях предотвращения возможных злоупотреблений, таких как, повторного использования документов ряд из документов следует погасить. Это значит, что такие документы после их оформления погашаются штампом: «Получено», «Оплачено», «Погашено» и т.п.

Одним из требований к организации бухгалтерского учета является обязательная проверка документов поступающих в бухгалтерию. Такие проверки производятся по существу, по форме и правильности арифметических расчетов. После, так называемой, таксировки документы группируются в определенном порядке.

Проверка документов по существу преследует цель выяснения совершенных хозяйственных операций с точки зрения их соответствия действующему законодательству и нормативным документам. Например, при проверке расчетов по заработной плате проверяют, прежде всего, соответствие данных расчетов законодательным документом (должностной оклад, ставки и расценки за единицу работ и т.д.).

По форме документы проверяются с целью определения правильности составления их требованиям заполнения в них всех реквизитов, четкости текста и цифр, а также наличия в них подписей лиц.

Арифметическая проверка, а также таксировка документов производится с целью определения правильности расчетов, подсчета общих итогов и денежной оценки хозяйственных операций.

Далее документы следует группировать по однородным признакам, а итоги их заносить в накопительные ведомости.

Обработка документов завершается путем записи корреспонденции счетов, которые проставляются обычно в самих документах или оформляются отдельно на бланке проводок.

Все документы после завершения обработки собираются в отдельные папки, либо подшиваются и передаются на хранение в архив предприятия для обеспечения их сохранности.

В соответствии с Законом РУз «О бухгалтерском учете» и законодательству об архивном деле, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы предприятий хранятся в течении определенных сроков в бухгалтерии предприятия, затем они либо уничтожаются, либо сдаются в государственный архив, соблюдая правила, предусмотренные в законодательстве об архивном деле.

 
Похожие материалы
Аудит
Виды аудита
Методы аудита
Основы аудита
Аудит основных средств
Нематериальные активы
Аудит ТМЗ
Аудит денежных средств
Аудит прочих активов
Аудит по товару
Аудит обязательств
Аудит прочих обязательств
Аудит по кредитам
Аудит капитала
Финансовые результаты
Порядок результатов
Аудиторский отчет
© 2009-2019 electaudit.ru