В процессе хозяйственной деятельности в предприятиях совершаются различные операции по выдаче авансов своему персоналу, поставщикам, а также по авансовым платежам в бюджет и другим учреждениям.

Для учета таких операций в бухгалтерском учете используются счета: авансы, выданные персоналу (4200), авансы, выданных поставщикам и подрядчикам (4300), авансовые платежи в бюджет (4400), авансовые платежи в государственные целевые фонды и по страхованию (4500).

Расчеты по авансам, выданным персоналу предприятия по оплате труда, в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки, отражаются на следующих счетах:

4210 «Авансы, выданные по оплате труда»
4220 «Авансы, выданные на служебные командировки»
4230 «Авансы, выданные на общехозяйственные расходы»
4290 «Прочие авансы, выданные персоналу».

При выдаче аванса счета учета авансов, выданных персоналу (4200), дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, в частности со счетом 5010 «Денежные средства в национальной валюте», 5020 «Денежные средства в иностранной валюте».

Например, выдан аванс по оплате труда за первую половину месяца в размере 500 тыс.сум.:

Дебет 4210 «Авансы, выданные по оплате труда» - 500 тыс.сум.
Кредит 5010 «Денежные средства в национальной валюте» - 500 тыс.сум.

При начислении заработной платы за текущий месяц (900 тыс.сум.) составляется запись:

Дебет счетов учета затрат (2010,2310,9420) – 900 тыс.сум.
Кредит 6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 900 тыс.сум.

Далее счет авансов закрывается:

Дебет 6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 500 тыс.сум.
Кредит 4210 «Авансы, выданные по оплате труда» - 500.

Оставшаяся часть начисленной зарплаты – 400 тыс.сум. (за минусом удержания) будет выплачена через кассу предприятия:

Дебет 6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 5010 «Денежные средства в национальной валюте».

На счете 4220 учитываются авансы, выданные работникам предприятия на служебные командировки. Аванс на служебные командировки выдается на основании приказа о командировке, расчета суммы аванса с указанием стоимости билетов, суточных, расходов на проживание и другие.

Например, работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 35 тыс.сум.:

Дебет 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки» - 35 тыс.сум.
Кредит 5010 «Денежные средства в национальной валюте» - 35 тыс.сум.

После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет на сумму 38 тыс.сум., т.е. допустил перерасход сумм по сравнению с выданным авансом. В этом случае возникает задолженность предприятия подотчетному лицу, а счет 6970 «Задолженность подотчетным лицам» кредитуется на сумму разницы:

Дебет 2010, 9410, 9420 (счета учета затрат) – 38 тыс.сум.
Кредит 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки» - 35 тыс.сум.
Кредит 6970 «Задолженность подотчетным лицам» - 3 тыс.сум.

При не использовании всей суммы полученного на командировку аванса, он возвращается в кассу:

Дебет 5010 «Денежные средства в национальной валюте»
Кредит 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки».

На счете 4230 «Авансы, выданные на общехозяйственные расходы» учитываются авансы, выданные на покупку за наличный расчет разного мелкого инвентаря и принадлежностей для общехозяйственных нужд. В настоящее время выдача наличных денег на общехозяйственные расходы не производится.

На счете 4290 «Прочие авансы, выданные персоналу» учитываются прочие авансы, выданные персоналу предприятия, не отраженные на счетах 4210-4230, например, аванс на закупку продуктов и товаров в розничной торговле, общественном питании и других отраслях.

При выдаче наличных денег работнику, например, для закупа сельхозпродукции, также дебетуется счет авансов:

Дебет 4290 «Прочие авансы, выданные персоналу»
Кредит 5010 «Денежные средства в национальной валюте».

При закупе продуктов за наличные составляется акт закупа, который является основанием для принятия их к учету, т.е. заменяет накладную. Получение продуктов, купленных за наличные, отражается следующим образом:

Дебет 2920 «Товары в розничной торговле»
Кредит 4290 «Прочие авансы, выданные персоналу».